Pracodawca, zgodnie z prawem, może stosować różne formy monitoringu pracowników. Najbardziej popularne z nich, to monitorowanie poczty elektronicznej i aktywności w sieci, monitorowanie pojazdów służbowych za pomocą lokalizatorów GPS a także monitoring wizyjny.

Z punktu widzenia RODO, istotne są te sytuacje, w których w wyniku monitorowania pracowników mamy do czynienia z gromadzeniem i przetwarzaniem ich danych osobowych. Zgodnie z artykułem 4 p. 1 rozporządzenia RODO, dane osobowe oznaczają informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej. Nie ulega wątpliwości, że w każdym z wyżej wymienionych przypadków, na podstawie zebranych danych można zidentyfikować osoby fizyczne. Oznacza to, że pracodawca stosujący każdą z metod musi mieć świadomość, że dotyczą go przepisy rozporządzenia RODO.

W związku z tym, podstawowym obowiązkiem pracodawcy jest stosowanie zasad dotyczących przetwarzania danych osobowych określonych w artykule 5 rozporządzenia. A mówią one między innymi, że dane muszą być przetwarzane zgodnie z prawem i w sposób przejrzysty dla osoby, której dotyczą, zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach oraz przetwarzane w sposób zapewniający im bezpieczeństwo.

Powyższe przepisy, a przede wszystkim obowiązek zachowania przejrzystości, oznaczają, że konieczne jest poinformowanie pracownika o sposobach monitorowania jego działalności w zakładzie pracy. Jest to istotne tym bardziej, że stosowane metody monitorowania mogą ingerować w sferę prywatności pracownika. Najlepiej, jeżeli te kwestie zostaną określone w regulaminie pracy lub umowie zbiorowej. Należy też pamiętać, że nie wolno gromadzić danych dotyczących spraw osobistych pracowników. Takie postępowanie naruszałoby gwarantowane przez konstytucję prawo do tajemnicy korespondencji.

Należy podkreślić, że zgodność przetwarzania danych z prawem nie może być zapewniona przez zgodę pracownika. Powszechnie uważa się, że skoro udzielenie takiej zgody jest niezbędnym warunkiem podjęcia pracy, to taka zgodna nie mogłaby być uznana za dobrowolną. Zgodnie z artykułem 5 pkt 1f rozporządzenia RODO, wystarczającą przesłanką stosowania monitoringu jest prawnie uzasadniony interes realizowany przez administratora.

Wprowadzając jakiekolwiek formy monitorowania pracowników należy pamiętać o RODO, jednak podstawową rolę w uregulowaniu problemu pełni kodeks pracy.

Artykuł 22.2 określa sytuacje, w których w zakładzie można zastosować monitoring wizyjny. Te sytuacje to: zapewnienie bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia, kontrola produkcji lub zachowanie w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Ponadto dozwolone jest monitorowanie terenu zakładu pracy. Te zasady oznaczają, że zasady stosowania monitoringu wizyjnego są w Polsce bardzo liberalne.

Inne formy kontroli są z kolei uregulowane przez artykuł 22.3. Pracodawca ma prawo stosować kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika, gdy jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystania czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi. Przepis ten stosuje się również do stosowania innych form monitoringu. Należy pamiętać, że monitoring nie może naruszać tajemnicy korespondencji i dóbr osobistych pracownika.