arrow-rightemailfacebook-circlefacebookinstagramlinkedin-circlelinkedinsearchtelephonetwitter
27.03.2020

Praca zdalna zgodna z RODO

Agata Rowicka

Home office, to inaczej praca zdalna. Dzięki użyciu nowoczesnych metod komunikacji, przede wszystkim komunikatorów internetowych i oprogramowania do wideokonferencji, codzienna podróż do biura dla wielu pracowników może okazać się zbędna. Praca z domu jednak ma swoje wady i zalety. Nie każdy ma w domu wygodne miejsce do pracy, nie każdy też potrafi wystarczająco efektywnie zarządzać swoim czasem. Z drugiej strony, możemy produktywnie wykorzystać czas, który tracimy na dojazdy i niepotrzebne interakcje w biurze, możemy też łatwiej łączyć obowiązki służbowe z życiem rodzinnym. Tryb home office jest szczególnie skuteczny przy pracy zadaniowej.

Czy pracując zdalnie można przetwarzać dane osobowe?

Nie ma przeciwwskazań dla przetwarzania danych osobowych poza siedzibą firmy. Należy jednak wziąć pod uwagę, że w takiej sytuacji zmienia się natura ryzyka związanego z ewentualnymi naruszeniami lub wyciekami danych. Należy zastosować specyficzne sposoby zabezpieczeń. Najważniejsze wydaje się zapewnienie możliwości łączenia się z siecią firmową za pośrednictwem bezpiecznego łącza VPN. Dobrym rozwiązaniem jest też zastosowanie podwójnego uwierzytelnienia. Oznacza to, że użytkownik podczas logowania musi podać dodatkowe hasło, każdorazowo wysyłane przez administratora, na przykład za pośrednictwem specjalnej aplikacji w smartfonie. Oprócz zabezpieczenia dostępu do sieci firmowej, ważne jest też zabezpieczenie samego laptopa na wypadek kradzieży. Laptop powinien być chroniony hasłem przy włączeniu a dysk twardy powinien być zaszyfrowany.

Przy pracy zdalnej konieczne może być użycie zewnętrznych nośników danych

Wszystkie zewnętrzne nośniki danych zawierające dane osobowe, bezwzględnie muszą być szyfrowane. Na rynku dostępne są liczne darmowe i płatne rozwiązania służące do szyfrowania pamięci przenośnych. Jednak zewnętrzne nośniki od dawna już tracą na znaczeniu, gdyż znacznie wygodniejszym rozwiązaniem jest praca w chmurze. Gwarantuje ona pełny dostęp do zasobów przedsiębiorstwa w czasie rzeczywistym, z każdego miejsca, w którym mamy wystarczająco dobre połączenie internetowe. Efekty naszej pracy są natychmiastowo dostępne dla innych użytkowników.

Dzięki rozwiązaniom chmurowym, całe biuro przenosi się do internetu

Przeniesienie zasobów informatycznych firmy do chmury powoduje, że praktycznie przestaje mieć znaczenie to, czy pracownik aktualnie znajduje się w biurze, czy w jakimkolwiek innym miejscu na świecie. Znacznie łatwiejsze staje się prowadzenie przedsięwzięć o charakterze rozproszonym. W skrajnym przypadku przedsiębiorca może zupełnie zrezygnować z wynajmowania przestrzeni biurowej. Daje to możliwość ogromnego wzrostu efektywności działania firmy. Systemy chmurowe dotychczas były wykorzystywane głównie w dużych korporacjach. Jednak obecnie coraz bardziej powszechne są aplikacje dla małych i średnich przedsiębiorstw.

Przy pracy w chmurze obowiązują te same zasady bezpieczeństwa, co w przypadku zdalnego łączenia się z siecią firmową. Należy uważać na bezpieczeństwo haseł i logować się za pomocą bezpiecznego połączenia VPN.

W chmurze bardzo łatwo zdalnie monitorować pracę pracowników

Nie chodzi tylko o bieżącą kontrolę wykonywania zadań. Kontrola wykorzystania czasu, również przy uwzględnieniu podziału na poszczególne projekty, może być bardzo użyteczna zarówno dla pracodawcy jak i dla pracownika. Rozwiązania takie są szczególnie wskazane, gdy podczas pracy zdalnej następuje przetwarzanie danych osobowych. Dzięki rozwiązaniom kontroli zdalnej łatwiej zapobiec wyciekom danych oraz innym naruszeniom przepisów. Należy pamiętać, że zdalna kontrola pracowników wymaga ich zgody zgodnie z przepisami RODO.